Tài liệu, bao gồm văn bản, các file đa phương tiện (video. âm thanh) sau khi sử dụng luôn có nhu cầu được lưu trữ. Tuy nhiên việc lưu trữ đúng chuẩn để đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn thì không phải ai cũng thực hiện đúng. Để lưu trữ đảm bảo cần theo các bước sau:
1. Tên tài liệu lưu trữ
Trong nội dung tin học cơ bản, việc đặt tên tài liệu luôn phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định
- Tên tài liệu dễ nhớ, gắn với nội dung, không dấu, không có khoảng trắng, ký tự đặc biệt, tuy nhiên rất nhiều người bỏ qua những nguyên tắc này, bình thường việc đặt tên mặc định theo trình soạn thảo đôi khi bao gồm cả dấu tiếng Việt không ảnh hưởng đến việc lưu hay mở tài liệu, tuy nhiên nếu có trục trặc về lưu trữ phải phục hồi thì đây là trở ngại lớn nhất cho việc đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu
2. Vị trí, sắp xếp. nơi lưu trữ tài liệu
- Tài liệu phải được lưu trữ một cách khoa học, vị trí lưu trữ không nên chung với phân vùng chứa hệ điều hành, ví dụ: phân vùng C: chứa hệ điều hành Windows thì không nên lưu trữ tài liệu ở My Doccument và các thư mục tương tự, việc lưu trữ ngoài màn hình Desktop cũng nằm trong phân vùng C:
- Nên lưu trữ ở các phân vùng không chứa Hệ điều hành như D, E ... Bên cạnh việc lưu trữ trên máy tính, người dùng nên có thói quen lưu trữ thêm trên một thiết bị gắn ngoài như USB, ổ cứng di động hoặc các dịch vụ lưu trữ online như Google drive, One drive ... Lưu ý: các dịch vụ lưu trữ online hầu hết có tính phí và giới hạn dung lượng, kích cỡ tài liệu, thời gian lưu trữ, do đó nếu bạn không dùng dịch vụ trả phí thì rất cân nhắc khi lưu ở những dịch vụ này.
- Sắp xếp tài liệu một cách khoa học, theo thứ tự: Tải liệu được sắp xếp theo từng thư mục, có thể tạo thư mục theo phân cấp, theo năm, theo tháng, theo công việc cụ thể, tuy nhiên vẫn phải theo nguyên tắc đặt tên đã nói ở trên
3. Nén tập tin và đặt mật khẩu cho những tài liệu nhạy cảm
- Đối với những tài liệu nhạy cảm khi lưu trữ cần nén thành tệp, sử dụng các chương trình nén như Winrar, WInzip ... và thiết lập mật khẩu đảm bảo an toàn nếu có lộ lọt ra ngoài.
- Chọn mật khẩu mạnh bao gồm (Chữ viết hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt, số) ví dụ: Ten@12345678. Vị trí các chữ, ký tự, số có thể thay đổi tùy ý để tránh việc đoán ra mật khẩu
4. Sao lưu tài liệu, kiểm tra thiết bị lưu trữ
- Định kỳ sao lưu tài liệu vào các vị trí, các thiết bị để đảm bảo tính cập nhật, chọn ghi đè nếu là tài liệu mới có sự thay đổi hoặc lựa chọn lưu những tài liệu có sự thay đổi vào thư mục riêng
- Định kỳ kiểm tra máy tính, các thiết bị lưu trữ, các tài khoản lưu trữ online để đảm bảo tính ổn định, có phương án thay thế kịp thời nếu có dấu hiệu hư hỏng, tránh trường hợp lỗi hỏng gây mất dữ liệu hoặc đi phục hồi rất tốn kém.
